ช่วงนี้งานยุ่งแบบแปลกๆ เหมือนว่าไม่ควรจะยุ่ง แต่ก็รู้สึกไปเองว่ายุ่ง และยังรู้สึกเหมือนเจอ dejavu ยิ่งขึ้นไปทุกวัน เรื่องของเรื่องก็เกิดจากงานที่พุ่งเข้ามาทุกวันๆ โดยเฉพาะสองเดือนนี้ เนื่องจากงานที่ทำเอียงไปทางด้านราชการ (มีหลายคนแยกว่าไม่ใช่ แต่ผมว่าใช่แน่ๆ) ทำให้ต้องมีเอกสารมากขึ้นเป็นเงาตามตัว เรื่องที่จะขาดไม่ได้ก็คืองบประมาณประจำปีซึ่งต้องวางแผนล่วงหน้ากันทุกปี ผมเองไม่ได้มีหน้าที่จัดทำงบประมาณ แต่ก็มีส่วนเกี่ยวข้องบ้างในฐานะของผู้ใช้งบ หน้าที่ของผู้ใช้งบที่ผมรู้ตอนเดือนที่แล้วก็คือ เขียนโครงการ ซึ่งประกอบด้วย

1. บทคัดย่อ
2. วัตถุประสงค์
3. เป้าหมายและตัวชี้วัด
4. รูปแบบและแผนการดำเนินงาน
5. แผนปฏิบัติการ
6. งบประมาณรายไตรมาส
7. และอื่นๆ อีกเบ็ดเตล็ด

มาวันนี้ผมมีหน้าที่ใหม่ ซึ่งเหมือนจะใหม่ แต่ไม่ใหม่ซะทีเดียว เพราะมันคือ เขียนขอบเขตของงาน (Term of Reference - TOR) ซึ่งมีรูปแบบคร่าวๆ ประมาณนี้

1. วัตถุประสงค์
2. คุณสมบัติผู้เสนอราคา
3. หลักฐานการเสนอราคา
4. ขอบเขตการดำเนินงาน
5. การจ่ายเงิน
6. ระยะเวลาการส่งมอบ
7. วงเงินในการจัดหา

ข้อ 2, 3, 5 และ 6 มักมีรูปแบบที่แน่นอนตายตัว ส่วนข้อ 7 ก็เป็นแค่ตัวเลข เพราะฉะนั้นสิ่งที่ต้องรู้สำหรับการเขียน TOR ก็คือ วัตถุประสงค์และขอบเขตการดำเนินงานเป็นหลัก ที่ผมบอกว่าเจอเดจาวูก็ตรงนี้แหละครับ TOR นี้เป็นของโครงการที่ผมเคยเขียนไปแล้วครั้งหนึ่ง วัตถุประสงค์จึงนำมาใช้ได้ทันที เหลือแค่ขอบเขตการดำเนินงาน ซึ่งเป็นบางส่วนของโครงการเช่นกัน ได้แก่

1. เป้าหมายและตัวชี้วัด
2. รูปแบบและแผนการดำเนินงาน

นั่นแปลว่าผมกำลังทำงานซ้ำซาก แม้ว่าจะนำของเก่ามาใช้ได้เลยก็ตาม แต่ก็น่าจะดีกว่าถ้าเขียนครั้งเดียวแล้วได้ออกมาทั้ง ข้อเสนอโครงการ และ TOR ของโครงการ โชคดีที่ตอนนี้มี OpenDocument แล้ว ทำให้ความฝันนี้ไม่ยากจนเกินไป ปัญหาตอนนี้คือจะเก็บข้อมูลอย่างไรให้สามารถนำมาสร้างเป็นเอกสารสองชุดนี้ได้โดยไม่เสียเวลา ถ้ามี generic report generator แล้วผมคงจะมีเวลาทำงานหลักมากกว่านี้แน่ๆ

ในทางปฏิบัติด้านการบริหารจัดการมีเครื่องมือมาช่วยมากมาย เช่น ERP เป็นต้น แต่โปรแกรมเหล่านี้เน้นไปที่เอกสารเข้าออกมากกว่าจะเน้นที่การดำเนินงานแบบที่ผมต้องการ หรือถ้าจะพูดให้ถูกก็คือ ผมต้องการ ERP สำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง และการจัดการโครงการ

Tags: term of reference, dejavu